Eenvoudig aanmelden voor bezoekers

Digitale receptie

Maak het ontvangen van bezoekers eenvoudiger door een digitale receptie in te zetten met digitale bezoekersregistratie. Zo kunt u uw bezoekers voortaan op een professionele manier ontvangen en registreert u ze zonder de inzet van personeel. Bezoekers kunnen zich registreren, de contactpersoon zoeken en direct (telefonisch) contact opnemen met degene waar een afspraak mee is.

Eenvoudig aanmelden voor bezoekers met

digitale receptie

2orange | Digitale receptie

Wat is een digitale receptie?

Uw digitale receptioniste zonder compromissen

Digitale receptie of digitale bezoekersregistratie is een combinatie van software en hardware die is ontworpen om uw receptieactiviteiten naadloos en moeiteloos te stroomlijnen. Met dit systeem kunt u de receptietaken online automatiseren, waardoor vervelende en repetitieve taken niet door een persoon hoeven worden uitgevoerd. Het is een betrouwbare en kosteneffectieve oplossing voor het verbeteren van uw toegangs- en bezoekersbeheer. Bovendien kan ons systeem volledig worden aangepast door middel van maatwerk, een digitaal bezoekerssysteem dat kan worden afgestemd op uw specifieke behoeften in verschillende branches.

24/7 bezoekers ontvangen, ter ondersteuning of vervanging van uw receptioniste

Dit is mogelijk met een digitale receptie. Uw bezoekers kunnen zichzelf eenvoudig aanmelden op een touchscreen in de vorm van bijvoorbeeld een baliemodel of kiosk. Door middel van digitale bezoekersregistratie kunt u bijhouden wie er wanneer aanwezig zijn in uw gebouw. Na registratie kan de bezoeker zijn of haar contactpersoon zoeken op naam, functie of afdeling, waarna de bezoeker telefonisch contact kan opnemen.

Of u nu een drukke receptie heeft of een onbemande lobby, met onze digitale receptie oplossingen worden uw gasten altijd onmiddelijk verwelkomd.

Wat u kunt verwachten

Onze totaaloplossing bestaat uit een digitale receptie en check-in oplossing die zowel voorregistraties als zelfregistraties van bezoekers mogelijk maakt. Gebruik één of meerdere digitale registratieschermen in uw ontvangstruimte, afhankelijk van het aantal bezoekers dat u per dag ontvangt.

GDPR Proof

Geen last van rondslingerende registratielijsten meer bij de receptie. Alle ingevoerde gegevens van uw bezoekers worden veilig opgeslagen in het portaal.

Realtime Overzicht

Zie op ieder moment in wie er zich wanneer in uw pand bevindt. Altijd actuele bezoekersregistratie, rapporten eenvoudig te exporteren naar Excel.

Directe Notificatie

U ontvangt direct een melding wanneer uw bezoeker zich heeft aangemeld bij de digitale receptie. Dit kan in verschillende vormen als een e-mail, sms of belletje.

Diverse Integraties

Mogelijk met Outlook, Active Directory, maar ook koppelingen met uw huidige systemen, bijvoorbeeld uw elektronische toegangspoorten.

Integraties met bestaande apps en systemen, zoals outlook

Om het incheckproces nog eenvoudiger te maken én uw bezoeker vooraf op de hoogte te brengen van wat hem of haar bij aankomst te wachten staat is het mogelijk uw bezoeker eenvoudig vooraf te registreren. Dit kunt u doen middels het online portaal of uw eigen online kalender, zoals Outlook of Google. Na het aanmaken van de afspraak ontvangt uw bezoeker direct een e-mail met QR-code, instructie en afspraakgegevens. Bij aankomst hoeft uw bezoeker deze alleen nog te scannen waarna de contactpersoon direct op de hoogte gebracht wordt.

Privacy en regelgeving:
AVG en ISO

Een digitale receptie sluit naadloos aan op de digitale receptie. Met dit systeem weet u altijd wie er wanneer aanwezig is. Het voldoet aan de AVG-voorschriften en zorgt voor de bescherming van bezoekersgegevens, naleving van de veiligheidswetten op de werkplek en afstemming op ISO-normen (zoals ISO 27001 en ISO 9001 certificaten). Dankzij ons effectieve bezoekersregistratieproces weet u altijd wie zich wanneer in uw gebouw bevindt of heeft bevonden, wat de veiligheid voor zowel personeel als bezoekers vergroot.

Boek nu uw demo

Hoe de digitale receptie werkt,
stap voor stap

Vraagt u zich misschien af of het uw receptioniste volledig vervangt en het persoonlijke tintje wegneemt? Vaak zien we dat bedrijven naast een traditionele receptioniste ook een digitaal systeem integreren. Sommige bedrijven geven echter de voorkeur aan een uitsluitend digitaal ontvangst, waardoor werknemers meer tijd hebben voor noodzakelijkere taken. En vergeet niet: de digitale receptie is 24/7 actief en begeleidt uw bezoekers snel door het proces. Gastvrijheid garanderen? Kies voor een bel-receptie knop op het startscherm, hiermee gaat er middels 1 druk op de knop een telefonische verbinding naar een door u te bepalen telefoonnummer.

1. Voorregistratie

Nodig uw bezoeker direct uit middels het portaal of uw online kalender wanneer u een afspraak aanmaakt. Zij ontvangen hierna automatisch een e-mail met QR-code om in te checken.

2. Check-in

Laat uw bezoekers zich aanmelden bij het digitale receptie systeem middels een QR-scan. Handmatig registreren is ook een optie door gegevens in te vullen op het touchscreen.

3. Notificatie

Ontvang direct een notificatie per e-mail, sms of belletje met het bericht dat uw bezoeker is gearriveerd. U kunt de bezoeker dus ook telefonisch spreken via de digitale receptie.

4. Check-uit

Laat uw bezoeker zich gemakkelijk afmelden door hem/haar de QR-code opnieuw te laten scannen, of zijn of haar naam in te vullen op het touchscreen.

Digitale receptie

Een digitale receptie komt altijd gecombineerd met digitale bezoekersregistratie. Met digitale bezoekersregistratie weet u ten alle tijden wie er wanneer aanwezig zijn in uw gebouw. Daarnaast voldoet het systeem aan de AVG wetgeving omdat bezoekers niet kunnen zien wie zich ervoor heeft geregistreerd.

Veiligheidsinstructies

Het is mogelijk om algemene voorwaarden of veiligheidsinstructies te tonen. Bijvoorbeeld wat te doen bij brand of wat er met de gegevens van de bezoeker gebeurt. Daarnaast kunnen wij een badgeprinter meeleveren. Dan kunt u direct na de registratie een naambadge uitprinten. De bezoekersregistratie kan ook los van de digitale receptie worden gebruikt.

Geleverd in uw huisstijl

We leveren de digitale receptie standaard in uw huisstijl, denk aan gewenste kleuren, logo en merk.

Test het hier

Bent u nieuwsgierig geworden? Probeer hier alvast hoe het in zijn werk gaat.

Bekijk al onze Smart office oplossingen zoals Roombooking, Deskbooking, Narrowcasting, Wayfinding en meer!

Vrijblijvend advies

Onze toegewijde specialisten helpen u graag met het maken van de juiste beslissingen. Of u vragen heeft over producten, diensten of specifieke situaties, wij zijn er om u te begeleiden en te adviseren. Neem gerust contact met ons op voor vrijblijvend advies, we kijken ernaar uit om u van dienst te zijn.

Eenvoudig aanmelden voor bezoekers

Digitale receptie

Eenvoudig aanmelden voor bezoekers met

digitale receptie

Wat is een digitale receptie?

24/7 bezoekers ontvangen, ter ondersteuning of vervanging van uw receptioniste