Inrichting
Vergaderruimtes
en reserveringssysteem
Het gebruik van audiovisuele middelen in een vergaderruimte is haast niet meer weg te denken. Met projectoren, geluidssytemen en videoconferentieapparatuur wordt de communicatie versterkt en de samenwerking geoptimaliseerd.
Inrichting
Vergader ruimtes
en reserveringssysteem
Het gebruik van audiovisuele middelen in een vergaderruimte is haast niet meer weg te denken. Met projectoren, geluidssytemen en videoconferentieapparatuur wordt de communicatie versterkt en de samenwerking geoptimaliseerd.
Het belang van
vergaderruimte inrichting
Uw werk- en samenwerkingsruimtes evolueren naar meer flexibiliteit en veelzijdigheid. Hybride werken maakt het mogelijk om vrij te schakelen tussen thuiswerken en werken op kantoor.
Om efficiënt en comfortabel samen te werken, zonder beperkingen, zijn aangepaste oplossingen essentieel. Reserveer uw werkplek in de open ruimte rechtstreeks via uw smartphone, zie in één oogopslag waar uw collega’s zich bevinden en plan uw vergaderruimtes vooraf voor de hele week. Al deze functies vereenvoudigen uw dagelijkse werking, verminderen stress en zorgen voor vlotte samenwerking. Uw teams werken efficiënter en uw prestaties worden duurzaam versterkt.
Audiovisueel systeem om uw hybride werk te optimaliseren
Room booking
Met een vergaderruimte-reserveringssysteem kunnen medewerkers eenvoudig de perfecte ruimte voor hun vergadering vinden en boeken. De beschikbaarheid, grootte en uitrusting van elke ruimte zijn van tevoren zichtbaar, zodat elke vergadering comfortabel en efficiënt kan plaatsvinden. Uw teams en bezoekers kunnen zich volledig concentreren op samenwerking, zonder te hoeven zoeken naar een geschikte ruimte.
Beschikbare faciliteiten
Wij bieden systemen die verder gaan dan alleen het reserveren van kamers. Onze oplossingen bevatten zoekfilters om automatisch een geschikte ruimte te vinden, met opties om catering en diensten te bestellen en tegelijkertijd collega’s en gasten uit te nodigen. Het touchpanel bij de ingang van de kamer toont de status en reserveringsgegevens. Bij een technisch probleem met de apparatuur kan dit eenvoudig worden gemeld via hetzelfde touchpanel.
Room control
Met een kamerbedieningsdisplay kunt u meerdere AV-oplossingen beheren vanaf een touchscreen of tablet. Bediening van schermen, bronnen, projectoren en volume, evenals de verlichting en de raambekleding in de kamer. Dit geeft sprekers volledige controle over hun presentaties en zorgt voor een vlot verloop.
Voorinstellingen
Besturingssystemen kunnen worden geprogrammeerd om meerdere opdrachten met één druk op de knop uit te voeren. U kunt bijvoorbeeld verschillende systemen inschakelen, de juiste bron selecteren en het volume direct op het gewenste niveau instellen. Heeft u een ruimte die kan worden opgesplitst? Met één knop kunnen alle schermen hetzelfde beeld weergeven, ideaal voor een algemene vergadering. Wanneer de wanden sluiten, kan elke kamer weer onafhankelijk functioneren.
Desk booking
Boek eenvoudig uw bureau met slechts een paar klikken via uw smartphone of computer. Bekijk in real time welke werkplekken beschikbaar zijn, kies degene die bij uw behoeften past en reserveer uw plek voor de dag. Dit eenvoudige proces stelt u in staat om snel aan de slag te gaan en uw dag optimaal te beginnen, terwijl het gebruik van kantoorruimtes wordt geoptimaliseerd.
Beschikbare faciliteiten
Toegankelijk vanaf uw smartphone of computer, waardoor beheer eenvoudig en snel is. U kunt ook direct naar een bureau gaan en een QR-code scannen of uw telefoon op een NFC-sticker tikken om het te reserveren. Voor betere zichtbaarheid kan een klein verbonden lichtindicator de status van het bureau tonen: rood wanneer gereserveerd, groen wanneer beschikbaar. Op deze manier is elke werkplek gemakkelijk te vinden en te gebruiken.
De beste audiovisuele apparatuur voor uw vergaderingen
Draadloos presenteren
Met een draadloos presenteersysteem, Barco Clickshare, Crestron Airmedia, Kramer Via Connect of Barco WePresent, wordt een presentatie met één druk op de knop gestart en kan de meeting beginnen.
Centrale bediening
Elk systeem is anders en heeft daarom weer haar specifieke eigenschappen en mogelijkheden. Naast de mogelijkheid tot het draadloos delen van uw beeldscherm is het ook mogelijk draadloos gebruik te maken van de aanwezige videoconference-apparatuur. Maak met één klik verbinding met het beeldscherm, camera, microfoon en speakers in de ruimte.
Videoconferencing
Zorg ervoor dat iedereen in uw vergaderruimte goed zicht- en verstaanbaar is tijdens een online meeting. Werk met een alles-in-1 videoconference bar of juist met losse camera, microfoons en speakers.
Dedicated room of BYOM
U kunt kiezen voor een Dedicated room, zoals een Microsoft Teams Room of Zoom Room. Hiermee maakt u het mogelijk om middels één druk op de knop een meeting te starten zonder dat er een eigen laptop nodig is. Ook kunt u kiezen voor een BYOM (Bring Your Own Meeting) oplossing, hier kunnen medewerkers eenvoudig een eigen laptop verbinden en platform-onafhankelijk een vergadering starten.
FAQ - Vergaderruimte inrichting en reserveringssystemen
Hoe kan een vergaderruimtes reserveringssysteem de productiviteit in een kantoor verbeteren?
Er zijn drie belangrijke manieren waarop een vergaderruimtes reserveringssysteem de productiviteit op kantoor verbetert. Elk van deze verbeteringen stelt medewerkers in staat zich beter te concentreren op hun taken, terwijl samenwerkingen soepeler verlopen.
Efficiënt gebruik van ruimte
Efficiënt gebruik van ruimte wordt bereikt door real-time beschikbaarheidsfuncties, waardoor medewerkers snel kunnen zien welke vergaderruimtes beschikbaar zijn en zo kostbare tijd besparen. Het systeem voorkomt ook dubbele reserveren door ervoor te zorgen dat geen enkele vergaderruimte door meer dan één partij tegelijk wordt gereserveerd. Bovendien biedt het systeem inzichten in het gebruik van de ruimtes, waardoor een optimale bezetting wordt ondersteund en de ruimtes efficiënter worden benut.
Tijdbesparing
Tijdbesparing wordt gemaximaliseerd dankzij functies zoals eenvoudig reserveren, waarmee reserveren snel kunnen worden gemaakt via kamerdisplays of agendaintegratie. Medewerkers besparen tijd doordat zij niet fysiek hoeven te zoeken naar beschikbare vergaderruimtes, en automatische vrijgave van niet-gebruikte reserveringen zorgt ervoor dat ongebruikte ruimtes direct beschikbaar worden gesteld voor anderen.
Verbeterde samenwerking
Naadloze integratie met communicatieplatforms zorgt voor soepele en efficiënte vergaderingen, ondersteund door gebruiksvriendelijke technologie die technische onderbrekingen minimaliseert. Het systeem faciliteert ook hybride werken, waardoor effectieve samenwerking tussen kantoor- en thuiswerkers mogelijk wordt gemaakt. Meer focus wordt bereikt door duidelijke bezettingsindicatoren die onderbrekingen in bezette ruimtes voorkomen, terwijl functies zoals concentratiemodus de productiviteit verder verbeteren.
Kan ik een vergaderruimte reserveren in Outlook?
Ja, u kunt een vergaderruimte reserveren in Outlook. Wij kunnen het integreren in elke zakelijke omgeving, afgestemd op uw behoeften. Bovendien biedt het vergaderruimtes reserveringssysteem in Outlook de mogelijkheid om beschikbare vergaderruimtes te zoeken en te filteren op basis van specifieke criteria. Deze criteria kunnen onder andere videoconferentie- of presentatiemateriaal, het aantal deelnemers, ruimte besturingsapparatuur en meer omvatten. Wij voegen filters toe op basis van de vereisten van uw beheerder.
Kan ik een vergaderruimte reserveren in Microsoft Teams?
Ja, u kunt een vergaderruimte reserveren in Microsoft Teams. Dit wordt gesynchroniseerd met de Outlook-agenda, en wanneer u een reservering maakt, verschijnt deze ook in Outlook.
Hoe kan ik een vergaderruimte reserveren met een reserveringssysteem?
Er bestaan verschillende oplossingen voor het reserveren van vergaderruimtes, zodat aan uiteenlopende voorkeuren en vereisten kan worden voldaan. Het is belangrijk om een reserveringssysteem te gebruiken dat naadloos aansluit op uw werkomgeving. Reserveringen kunnen eenvoudig worden gemaakt via agenda platforms zoals Microsoft Outlook, Microsoft Teams of Google Workspace, die beschikbaar zijn op zowel desktop als mobiele apparaten. Voor meer directe behoeften zijn reserveringen mogelijk via digitale displays buiten de vergaderruimtes. Daarnaast biedt een digitaal wayfinding-systeem, indien aanwezig in uw kantoor, een andere handige optie om uw ruimte te plannen.
Wat zijn de belangrijkste vereisten voor een productieve vergaderruimte?
Een productieve vergaderruimte moet aan specifieke vereisten voldoen om betrokkenheid en efficiëntie te bevorderen.
Personalisatie is essentieel, en het gaat niet alleen om uitnodigende interieurs en inspirerende decoratie. Als audiovisueel bedrijf begrijpen wij het belang van geschikte audiovisuele systemen. Wij overleggen met onze klanten om het doel van de vergaderruimte te verduidelijken. Is het bijvoorbeeld een conferentieruimte of een bestuurskamer? Verschillende opstellingen zijn nodig voor verschillende soorten vergaderingen.
Comfort is even belangrijk. U kunt ergonomische stoelen en voldoende ruimte hebben, maar een goede temperatuurregeling kan belangrijker zijn dan een comfortabele stoel. Tijdens de vergadering bent u bezig met het proces en niet met de temperatuur, zonwering of luchtvochtigheid, terwijl dit wel invloed kan hebben op besluitvorming. Een ruimtebesturingssysteem kan aan deze vereisten voldoen. Daarnaast is het mogelijk om catering direct via het systeem te bestellen. Met een comfortabele temperatuur, een prettige vergaderomgeving en heerlijk eten op tijd, vergroot u aanzienlijk de kans om uw vergaderdoelen te bereiken.
Een vergaderruimtes reserveringssysteem voorkomt situaties waarin u bij een vergaderruimte aankomt en deze bezet blijkt te zijn. Of, bijvoorbeeld, midden in een belangrijk gesprek zit en iemand de deur opent om te kijken of de ruimte vrij is.
Geschikte geluidssystemen en draadloze presentatiemogelijkheden, afgestemd op de grootte van de ruimte en het aantal deelnemers, zijn essentieel om alles duidelijk te horen en te zien zonder vertragingen. Anders raken deelnemers afgeleid door storingen in geluid en beeld.
Samen creëren deze elementen een omgeving voor succesvolle en productieve vergaderingen.
Wat is het verschil tussen formele en informele vergaderruimte inrichting?
Het onderscheid tussen formele en informele vergaderruimtes ligt in hun doel en inrichting.
Informele vergaderingen, die vaak spontaan of casual zijn, vereisen geen afgesloten ruimtes. Deze kunnen plaatsvinden in open zitruimtes of aangewezen loungezones, wat een ontspannen sfeer biedt voor brainstormsessies of korte gesprekken. Formele vergaderingen daarentegen, die gevoelige onderwerpen behandelen of geconcentreerde aandacht vereisen, vragen om privé en afgesloten ruimtes om vertrouwelijkheid te waarborgen en afleidingen te minimaliseren.
Het ontwerpen van vergaderruimtes vereist een doordachte planning om beide stijlen te accommoderen. Hiervoor maken we gebruik van geschikte audiovisuele systemen en meubels zoals conferentietafels, ergonomische stoelen of banken, afhankelijk van het soort vergadering en de beschikbare kantoorruimte.
Geef uw vergaderruimte een make-over met de expertise van 2Orange
