Inrichting
Vergaderruimtes
en reserveringssysteem
Het gebruik van audiovisuele middelen in een vergaderruimte is haast niet meer weg te denken. Met projectoren, geluidssytemen en videoconferentieapparatuur wordt de communicatie versterkt en de samenwerking geoptimaliseerd.
Inrichting
Vergader ruimtes
en reserveringssysteem
Het gebruik van audiovisuele middelen in een vergaderruimte is haast niet meer weg te denken. Met projectoren, geluidssytemen en videoconferentieapparatuur wordt de communicatie versterkt en de samenwerking geoptimaliseerd.
Het belang van
vergaderruimte inrichting
We vergaderen niet zomaar; het moet nuttig en interessant zijn. Of het nu een ongeplande of geplande vergadering is, de ruimte moet beschikbaar, makkelijk te vinden en te boeken zijn. Veelal voorzien wij vergaderruimtes van een videoconference-systeem, zodat we kunnen vergaderen zonder te reizen. Door te investeren in moderne technologieën en het optimaliseren van de beschikbaarheid van vergaderruimten, wordt niet alleen de efficiëntie verbetert, maar ook een soepele samenwerking binnen een team bevordert.
Vergaderruimtes reserveringssysteem als onderdeel van vergaderruimte inrichting
Een moderne vergaderruimte is niet compleet zonder een vergaderruimte reserveringssysteem. Met duidelijke digitale displays naast de deuren kunt u in één opslag zien welke vergaderruimte beschikbaar is en welke gereserveerd. Deze displays zijn stijlvol en passen perfect in het ontwerp van de ruimte.
Onze systemen gaan verder dan alleen reserveren. Dankzij ingebouwde sensoren wordt de daadwerkelijke bezetting gemonitord. No shows? Geen probleem. Reserveringen worden automatisch geannuleerd, waardoor de ruimte direct weer vrij komt voor anderen. Dankzij het interactieve touchscreen is het ook mogelijk direct een ruimte te boeken, wijzigen of beheren.
- Snel een beschikbare ruimte vinden
- Direct een ruimte reserveren
- Check in om uw ruimte te bevestigen
- Omgevingsinstellingen van de ruimte, zoals licht en temperatuur, beheren
- Handige inzichten in het gebruik van vergaderruimtes
De integratie van de vergaderruimte reserveringssysteem technologie in de vergaderruimte-inrichting omvat ook slimme verlichting en klimaatbeheersing. Ambiance-instellingen kunnen automatisch worden aangepast op basis van geplande bezetting, wat energiebesparing en comfort bevordert.
Een slimme vergaderruimte kan verschillende audiovisuele systemen bevatten, maar vrijwel elke ruimte profiteert van een vergaderruimtes reserveringssysteem. Wij bieden integraties waarmee u uw vergaderruimtes kunt boeken via Outlook, Google Workspace of andere externe platforms.
Oplossingen voor uw vergaderruimte
Videoconferencing wordt aanzienlijk vereenvoudigd met een totaaloplossing. Met slechts één druk op de knop kunt u moeiteloos een online meeting starten; via een eigen laptop of middels een Dedicated Room systeem, zoals een Microsoft Teams, Zoom of Google Meet Room. Beheer alle aanwezige apparatuur middels één of meerdere touchpanelen, bedien via ditzelfde paneel ook de gordijnen en verlichting middels Room Control.
Draadloos presenteren
Centrale bediening
Elk systeem is anders en heeft daarom weer haar specifieke eigenschappen en mogelijkheden. Naast de mogelijkheid tot het draadloos delen van uw beeldscherm is het ook mogelijk draadloos gebruik te maken van de aanwezige videoconference-apparatuur. Maak met één klik verbinding met het beeldscherm, camera, microfoon en speakers in de ruimte.
Videoconferencing
Dedicated room of BYOM
U kunt kiezen voor een Dedicated room, zoals een Microsoft Teams Room of Zoom Room. Hiermee maakt u het mogelijk om middels één druk op de knop een meeting te starten zonder dat er een eigen laptop nodig is. Ook kunt u kiezen voor een BYOM (Bring Your Own Meeting) oplossing, hier kunnen medewerkers eenvoudig een eigen laptop verbinden en platform-onafhankelijk een vergadering starten.
Touchscreens
Speciale oplossingen
Een speciale oplossing is bijvoorbeeld de Samsung FL!P of SmartKap. Eventueel draaibaar aan de wand of op een trolley gemonteerd. Wij bespreken graag met u de diverse mogelijkheden om te kijken wat het beste past bij uw wensen.
Meubilair
Professioneel
Ook tafels en andere accessoires zijn belangrijk. Een slimme opstelling bevordert een vlotte communicatie, maar ook een goede plek voor apparatuur en duidelijke mogelijkheden voor presentaties zijn van belang.
Roombooking
Beschikbare faciliteiten
Wij bieden systemen die zich niet beperken tot het boeken van alleen zalen. We bieden ook de mogelijkheid om via zoekfilters automatisch een geschikte ruimte te vinden, inclusief de mogelijkheid om catering en services te bestellen en collega’s en gasten tegelijkertijd uit te nodigen. Op het touchpaneel bij de ingang van de ruimte is de status zichtbaar en door wie deze is gereserveerd. Is er een technisch probleem met apparatuur in de ruimte? Dit kan op ditzelfde touchpaneel eenvoudig worden gerapporteerd.
Domotica
Presets
Besturingssystemen kunnen vooraf worden ingesteld, zodat u met één druk op de knop meerdere opdrachten tegelijk kunt verzenden, bijvoorbeeld om verschillende systemen aan te zetten, de juiste bron te selecteren én ervoor te zorgen dat het volume direct op het juiste niveau staat. Heeft u een ruimte welke op te delen is? Middels één druk op de knop maakt u tonen alle displays hetzelfde beeld, handig voor bijvoorbeeld een townhall-meeting. Gaan de wanden weer dicht? Dan kan iedere ruimte weer op zichzelf gebruikt worden.
Geef uw vergaderruimte een make-over met de expertise van 2Orange
Onze ruimte inrichting oplossingen
Veelgestelde vragen en antwoorden over vergaderruimte
inrichting en reserveringssystemen
Bekijk hier de veelgestelde vragen
Hoe kan een vergaderruimtes reserveringssysteem de productiviteit in een kantoor verbeteren?
Er zijn drie belangrijke manieren waarop een vergaderruimtes reserveringssysteem de productiviteit op kantoor verbetert. Elk van deze verbeteringen stelt medewerkers in staat zich beter te concentreren op hun taken, terwijl samenwerkingen soepeler verlopen.
Efficiënt gebruik van ruimte
Efficiënt gebruik van ruimte wordt bereikt door real-time beschikbaarheidsfuncties, waardoor medewerkers snel kunnen zien welke vergaderruimtes beschikbaar zijn en zo kostbare tijd besparen. Het systeem voorkomt ook dubbele reserveren door ervoor te zorgen dat geen enkele vergaderruimte door meer dan één partij tegelijk wordt gereserveerd. Bovendien biedt het systeem inzichten in het gebruik van de ruimtes, waardoor een optimale bezetting wordt ondersteund en de ruimtes efficiënter worden benut.
Tijdbesparing
Tijdbesparing wordt gemaximaliseerd dankzij functies zoals eenvoudig reserveren, waarmee reserveren snel kunnen worden gemaakt via kamerdisplays of agendaintegratie. Medewerkers besparen tijd doordat zij niet fysiek hoeven te zoeken naar beschikbare vergaderruimtes, en automatische vrijgave van niet-gebruikte reserveringen zorgt ervoor dat ongebruikte ruimtes direct beschikbaar worden gesteld voor anderen.
Verbeterde samenwerking
Naadloze integratie met communicatieplatforms zorgt voor soepele en efficiënte vergaderingen, ondersteund door gebruiksvriendelijke technologie die technische onderbrekingen minimaliseert. Het systeem faciliteert ook hybride werken, waardoor effectieve samenwerking tussen kantoor- en thuiswerkers mogelijk wordt gemaakt. Meer focus wordt bereikt door duidelijke bezettingsindicatoren die onderbrekingen in bezette ruimtes voorkomen, terwijl functies zoals concentratiemodus de productiviteit verder verbeteren.
Kan ik een vergaderruimte reserveren in Outlook?
Ja, u kunt een vergaderruimte reserveren in Outlook. Wij kunnen het integreren in elke zakelijke omgeving, afgestemd op uw behoeften. Bovendien biedt het vergaderruimtes reserveringssysteem in Outlook de mogelijkheid om beschikbare vergaderruimtes te zoeken en te filteren op basis van specifieke criteria. Deze criteria kunnen onder andere videoconferentie- of presentatiemateriaal, het aantal deelnemers, ruimte besturingsapparatuur en meer omvatten. Wij voegen filters toe op basis van de vereisten van uw beheerder.
Kan ik een vergaderruimte reserveren in Microsoft Teams?
Ja, u kunt een vergaderruimte reserveren in Microsoft Teams. Dit wordt gesynchroniseerd met de Outlook-agenda, en wanneer u een reservering maakt, verschijnt deze ook in Outlook.
Hoe kan ik een vergaderruimte reserveren met een reserveringssysteem?
Er bestaan verschillende oplossingen voor het reserveren van vergaderruimtes, zodat aan uiteenlopende voorkeuren en vereisten kan worden voldaan. Het is belangrijk om een reserveringssysteem te gebruiken dat naadloos aansluit op uw werkomgeving. Reserveringen kunnen eenvoudig worden gemaakt via agenda platforms zoals Microsoft Outlook, Microsoft Teams of Google Workspace, die beschikbaar zijn op zowel desktop als mobiele apparaten. Voor meer directe behoeften zijn reserveringen mogelijk via digitale displays buiten de vergaderruimtes. Daarnaast biedt een digitaal wayfinding-systeem, indien aanwezig in uw kantoor, een andere handige optie om uw ruimte te plannen.
Wat zijn de belangrijkste vereisten voor een productieve vergaderruimte?
Een productieve vergaderruimte moet aan specifieke vereisten voldoen om betrokkenheid en efficiëntie te bevorderen.
Personalisatie is essentieel, en het gaat niet alleen om uitnodigende interieurs en inspirerende decoratie. Als audiovisueel bedrijf begrijpen wij het belang van geschikte audiovisuele systemen. Wij overleggen met onze klanten om het doel van de vergaderruimte te verduidelijken. Is het bijvoorbeeld een conferentieruimte of een bestuurskamer? Verschillende opstellingen zijn nodig voor verschillende soorten vergaderingen.
Comfort is even belangrijk. U kunt ergonomische stoelen en voldoende ruimte hebben, maar een goede temperatuurregeling kan belangrijker zijn dan een comfortabele stoel. Tijdens de vergadering bent u bezig met het proces en niet met de temperatuur, zonwering of luchtvochtigheid, terwijl dit wel invloed kan hebben op besluitvorming. Een ruimtebesturingssysteem kan aan deze vereisten voldoen. Daarnaast is het mogelijk om catering direct via het systeem te bestellen. Met een comfortabele temperatuur, een prettige vergaderomgeving en heerlijk eten op tijd, vergroot u aanzienlijk de kans om uw vergaderdoelen te bereiken.
Een vergaderruimtes reserveringssysteem voorkomt situaties waarin u bij een vergaderruimte aankomt en deze bezet blijkt te zijn. Of, bijvoorbeeld, midden in een belangrijk gesprek zit en iemand de deur opent om te kijken of de ruimte vrij is.
Geschikte geluidssystemen en draadloze presentatiemogelijkheden, afgestemd op de grootte van de ruimte en het aantal deelnemers, zijn essentieel om alles duidelijk te horen en te zien zonder vertragingen. Anders raken deelnemers afgeleid door storingen in geluid en beeld.
Samen creëren deze elementen een omgeving voor succesvolle en productieve vergaderingen.
Wat is het verschil tussen formele en informele vergaderruimte inrichting?
Het onderscheid tussen formele en informele vergaderruimtes ligt in hun doel en inrichting.
Informele vergaderingen, die vaak spontaan of casual zijn, vereisen geen afgesloten ruimtes. Deze kunnen plaatsvinden in open zitruimtes of aangewezen loungezones, wat een ontspannen sfeer biedt voor brainstormsessies of korte gesprekken. Formele vergaderingen daarentegen, die gevoelige onderwerpen behandelen of geconcentreerde aandacht vereisen, vragen om privé en afgesloten ruimtes om vertrouwelijkheid te waarborgen en afleidingen te minimaliseren.
Het ontwerpen van vergaderruimtes vereist een doordachte planning om beide stijlen te accommoderen. Hiervoor maken we gebruik van geschikte audiovisuele systemen en meubels zoals conferentietafels, ergonomische stoelen of banken, afhankelijk van het soort vergadering en de beschikbare kantoorruimte.
