📞 Tijdelijke storing telefoonverbinding: door een probleem met onze glasvezelverbinding zijn wij momenteel telefonisch minder goed bereikbaar. Bedankt voor uw begrip.
NL: +31(0)10 82 00 306
BE: +32(0)38 083 305
Zoeken
NL
BE
2Orange logo audiovisuele oplossingen

Veelgestelde vragen over:
Digitale receptie

Wilt u weten hoe een digitale receptie werkt of bent u benieuwd naar de mogelijkheden voor bezoekersregistratie binnen uw organisatie? Op deze pagina vindt u antwoorden op de meest gestelde vragen over digitale recepties, selfservice kiosken, QR-code check-ins, badgeprinting, Outlook-integraties, toegangscontrole, AVG en de kosten. Zo krijgt u een compleet beeld van de mogelijkheden en kunt u bepalen welke oplossing het beste past bij uw organisatie.

Digitale receptie

Een digitale receptie is een selfservice-oplossing waarmee bezoekers zichzelf kunnen aanmelden via een touchscreen. Na het aanmelden ontvangt de medewerker automatisch een melding via e-mail, sms of Microsoft Teams. Hierdoor is een fysieke receptionist niet altijd nodig en verloopt het ontvangstproces sneller en efficiënter.

Een digitale receptie kan worden geplaatst als kiosk, balie-opstelling of wanddisplay en is geschikt voor vrijwel iedere organisatie.

Bij aankomst meldt een bezoeker zich aan via het touchscreen. Afhankelijk van de inrichting kan dit met:
  • QR-code
  • Pincode
  • Handmatige invoer
Na de registratie ontvangt de contactpersoon direct een melding. Indien gewenst wordt automatisch een bezoekersbadge geprint en kan toegang worden verleend via een gekoppeld toegangscontrolesysteem.
Een digitale receptie biedt onder andere:
  • Snellere bezoekersregistratie
  • Minder werk voor medewerkers
  • Professionele uitstraling
  • Automatische meldingen
  • Minder wachttijden
  • Betere beveiliging
  • Volledige bezoekersregistratie
  • Ondersteunig voor meerdere talen
  • Mogelijkheid tot badgeprinting
  • Integratie met bestaande systemen
Hierdoor verbetert zowel de bezoekerservaring als de interne efficiëntie.

Hoewel een digitale receptie veel voordelen biedt, zijn er ook enkele aandachtspunten. Sommige bezoekers geven de voorkeur aan persoonlijk contact, vooral wanneer zij voor het eerst een organisatie bezoeken. Daarom kiezen veel organisaties ervoor om een digitale receptie te combineren met een receptionist of hospitality-medewerker tijdens drukke momenten.

Daarnaast is een stabiele internetverbinding belangrijk voor functies zoals automatische meldingen, koppelingen met andere systemen en cloudbeheer. Ook is het belangrijk dat de software gebruiksvriendelijk is en aansluit bij de processen binnen uw organisatie.

Wanneer een digitale receptie goed wordt ingericht en afgestemd op de wensen van uw organisatie, wegen de voordelen zoals een efficiëntere bezoekersregistratie, kortere wachttijden en een professionele ontvangst doorgaans ruimschoots op tegen deze aandachtspunten.

Een digitale receptie is geschikt voor vrijwel iedere organisatie waar bezoekers worden ontvangen, zoals:
  • Kantoren
  • Gemeenten
  • Zorginstellingen
  • Scholen
  • Productiebedrijven
  • Distributiecentra
  • Hotels
  • Showrooms
  • Bedrijfsverzamelgebouwen
Ook organisaties met meerdere vestigingen profiteren van een centrale bezoekersregistratie.

Dat hangt af van de situatie.

Veel organisaties kiezen ervoor om de receptie volledig te automatiseren. Anderen gebruiken de digitale receptie als ondersteuning voor de receptionist, bijvoorbeeld tijdens pauzes, buiten kantooruren of op drukke momenten.

Daardoor ontstaat een efficiëntere bezetting zonder in te leveren op gastvrijheid.

Ja, een digitale receptie is ook zeer geschikt voor kleine bedrijven. Juist organisaties zonder vaste receptionist profiteren vaak het meest van een digitale bezoekersregistratie. Bezoekers kunnen zichzelf eenvoudig aanmelden via een touchscreen, waarna de juiste medewerker automatisch een melding ontvangt. Zo hoeft niemand continu beschikbaar te zijn bij de receptie en kunnen medewerkers zich richten op hun eigen werkzaamheden.

Veel oplossingen zijn bovendien modulair opgebouwd. Hierdoor kunt u starten met een eenvoudige digitale receptie en deze later uitbreiden met functies zoals QR-code check-in, badgeprinting, Microsoft Teams-notificaties of koppelingen met een toegangscontrolesysteem. Zo groeit de oplossing mee met uw organisatie.

Een digitale receptie is daarom niet alleen interessant voor grote bedrijven, maar ook voor het mkb, zorginstellingen, scholen en organisaties met één of meerdere vestigingen die hun bezoekers professioneel en efficiënt willen ontvangen.

Bezoekersregistratie

Bezoekers kunnen zich aanmelden op verschillende manieren:
  • QR-code
  • Pincode
  • Naam invoeren
  • Uitnodigingsmail

Welke methode wordt gebruikt, hangt af van de gekozen software en de wensen van de organisatie.

Ja. Na het aanmelden ontvangt de medewerker automatisch een melding via e-mail, sms, Microsoft Teams of een mobiele app. Hierdoor weet de medewerker direct dat de bezoeker is gearriveerd.
Ja. Veel digitale recepties ondersteunen automatische badgeprinting. Na het aanmelden wordt direct een bezoekersbadge geprint met bijvoorbeeld:
  • Naam
  • Bedrijfsnaam
  • Bezoekdatum
  • QR-code
  • Foto
Dit verhoogt de veiligheid binnen het gebouw.

Ja.

Bij vertrek kan de bezoeker zichzelf eenvoudig uitchecken via dezelfde kiosk. Hierdoor blijft de bezoekersadministratie altijd actueel en is bij calamiteiten direct zichtbaar wie zich nog in het gebouw bevindt.

Integraties

Ja.

Veel oplossingen kunnen afspraken uit Microsoft Outlook gebruiken voor het automatisch uitnodigen van bezoekers. Bezoekers ontvangen vooraf een uitnodiging met bijvoorbeeld een QR-code waarmee zij sneller kunnen inchecken.

Ja.

Bij aankomst van een bezoeker kan automatisch een Teams-notificatie worden verstuurd. Hierdoor hoeft een medewerker niet voortdurend de receptie in de gaten te houden.

Ja.

Afhankelijk van de gekozen oplossing zijn koppelingen mogelijk met diverse toegangscontrolesystemen zoals Paxton of Dormakaba. Hierdoor kan na een succesvolle registratie automatisch toegang worden verleend tot specifieke deuren of zones.

Ja. Veel systemen ondersteunen koppelingen met onder andere:
  • Active Directory
  • Outlook
  • Microsoft Teams
  • Toegangscontrole
  • HR-systemen
  • Zorgsystemen
  • ERP-systemen
  • API-koppelingen
  • Nedap ONS
Hierdoor sluit de digitale receptie aan op bestaande bedrijfsprocessen.

AVG en beveiliging

Ja, mits deze correct is ingericht.

Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor het ontvangen en registreren van bezoekers. Daarnaast kunnen gegevens automatisch worden verwijderd na een ingestelde bewaartermijn en kunnen bezoekers toestemming geven voor de verwerking van hun gegevens.
Afhankelijk van de inrichting kunnen onder andere worden opgeslagen:
  • Naam
  • Bedrijfsnaam
  • E-mailadres
  • Kenteken
  • Tijdstip van aankomst
  • Tijdstip van vertrek
  • Contactpersoon
Organisaties bepalen zelf welke gegevens noodzakelijk zijn.
Professionele digitale recepties maken gebruik van beveiligde verbindingen, versleutelde opslag en gebruikersrechten. Hierdoor zijn bezoekersgegevens beschermd tegen onbevoegde toegang.

De bewaartermijn van bezoekersgegevens is afhankelijk van de instellingen van de software en het privacybeleid van uw organisatie. Binnen de AVG geldt dat persoonsgegevens niet langer mogen worden bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

Veel digitale recepties bieden de mogelijkheid om automatisch een bewaartermijn in te stellen. Na afloop van deze periode worden bezoekersgegevens automatisch verwijderd of geanonimiseerd. Zo blijft uw organisatie voldoen aan de geldende privacywetgeving.

Welke bewaartermijn het meest geschikt is, verschilt per organisatie en kan afhangen van interne procedures, beveiligingseisen of wettelijke verplichtingen.

Hardware

Een digitale receptie kan worden geleverd als:
  • Vrijstaande kiosk
  • Balie-oplossing
  • Wanddisplay
  • Touchscreen
  • Outdoor kiosk
  • Tablet-oplossing
Daarnaast zijn uitbreidingen mogelijk zoals badgeprinters, camera’s, scanners en kaartlezers.

Ja.

De hardware kan vaak worden voorzien van een eigen kleur, logo, bestickering en aangepaste gebruikersinterface zodat de digitale receptie volledig aansluit bij de huisstijl van de organisatie.

Kosten

De kosten zijn afhankelijk van:
  • Hardware
  • Softwarepakket
  • Aantal locaties
  • Aantal gebruikers
  • Gewenste koppelingen
  • Maatwerk
  • Onderhoud en support
Hierdoor verschilt de investering per organisatie. Een adviesgesprek maakt inzichtelijk welke oplossing het beste past.
Neem contact op met onze adviseurs >

Een werkplek reserveringssysteem is een uitgebreide oplossing voor het beheren van flexibele kantoorruimtes, met name nuttig voor hybride werkomgevingen. Het systeem bestaat doorgaans uit de volgende onderdelen …

Meer informatie >

Service

Ja.

Beheerders kunnen via een online beheeromgeving gebruikers toevoegen, teksten aanpassen, bezoekers beheren en rapportages bekijken zonder fysiek bij de kiosk aanwezig te zijn.

Ja.

Naast de levering van de hardware verzorgen wij ook installatie, configuratie, training en ondersteuning. Hierdoor kan de digitale receptie snel en probleemloos in gebruik worden genomen.

Digital Frontdesk levert complete digitale receptieoplossingen voor organisaties die hun bezoekers professioneel willen ontvangen. Wij combineren gebruiksvriendelijke software met hoogwaardige hardware en kunnen de oplossing volledig aanpassen aan uw organisatie. Dankzij uitgebreide integratiemogelijkheden, ondersteuning voor meerdere talen en persoonlijke begeleiding realiseren wij een digitale receptie die efficiënt werkt én past bij uw bedrijfsprocessen.
2Orange logo audiovisuele oplossingen
Oplossingen

Ontvang advies van onze expert

Vul onderstaand formulier in en wij nemen zo spoedig mogelijk contact met u op.