Hoe de AVG uw incheckproces in de digitale receptie vormgeeft
- Chantelle van Vuuren
In dit artikel delen we de impact van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) op de digitale receptie, met de aandacht op het incheckproces en de gegevensbeveiliging.
De AVG krijgt steeds meer aandacht omdat mensen zich steeds meer zorgen maken over hun privacy en het veilig houden van hun persoonlijke informatie. Bedrijven staan onder steeds meer druk om die gegevens te beschermen, omdat mensen bewuster worden van hun rechten. De strenge regels van de AVG zorgen ervoor dat bedrijven overal meer aandacht moeten besteden aan transparantie, beveiliging en toestemming van gebruikers. Dit heeft geleid tot flinke investeringen in technologieën om aan de regels te voldoen. Toch blijft het voor veel bedrijven, vooral de kleinere, lastig om alles goed te regelen. In dit artikel bespreken we hoe de AVG bedrijven en gegevensbescherming verandert, en wat dit betekent voor de audiovisuele sector, vooral bij het digitale receptieproces.
Inhoud
Inhoud
Wat is de AVG
De AVG vereist dat organisaties standaard en vanaf het begin maatregelen voor gegevensbescherming implementeren. Deze wet geldt voor ieder bedrijf dat gegevens van EU-burgers verwerkt, waardoor hij wereldwijd belangrijk is.
Belangrijke onderdelen
Hoewel de AVG ingewikkeld kan zijn, is het begrijpen van de belangrijkste punten belangrijk voor bedrijven om zich aan de regels te houden en voor individuen om hun gegevens te beschermen. Ten eerste legt de AVG uit hoe mensen toegang kunnen krijgen tot hun eigen gegevens. Het vertelt ook wanneer en hoe gegevens verwijderd moeten worden uit het systeem dat ze heeft verzameld, en geeft extra informatie over hoe toegang tot gegevens geregeld moet worden. De andere delen van de wet gaan over:
Bescherming van persoonsgegevens
Bedrijven mogen alleen gegevens verzamelen, opslaan en gebruiken als ze daar een goede reden voor hebben, zoals toestemming van een persoon of een contract.
Toestemming
Voordat bedrijven iemands gegevens gebruiken, moeten ze duidelijk om toestemming vragen. Deze toestemming moet eenvoudig te begrijpen zijn en mensen hebben het recht om hun toestemming op elk moment in te trekken.
Melding van datalekken
Bedrijven moeten datalekken binnen 72 uur melden aan de relevante autoriteiten als het lek een risico vormt voor de rechten en vrijheden van individuen. Als het lek ernstig is, moeten zij ook de getroffen personen informeren.
Functionarissen voor gegevensbescherming (FG’s)
Sommige bedrijven zijn verplicht een FG aan te stellen, vooral als zij grote hoeveelheden gevoelige gegevens verwerken of zich bezighouden met regelmatige en systematische monitoring van individuen.
Wanneer bedrijven deze richtlijnen volgen, versterkt dat het vertrouwen en de betrouwbaarheid bij hun klanten. Het is ook verstandig om iemand verantwoordelijk te maken voor AVG-naleving die duidelijk kan uitleggen welke maatregelen het bedrijf heeft genomen voor gegevensbescherming. Zelfs als u niet verplicht bent een Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) aan te stellen, moeten uw medewerkers begrijpen hoe de AVG binnen uw bedrijfsprocessen werkt.
Groeiende interesse en zorgen over de AVG
We zagen in het begin weinig interesse in de AVG. Hoewel de AVG in 2016 werd aangenomen, was er volgens zoekopdrachten in Google Trends weinig wereldwijde interesse. Er was een piek in de belangstelling in 2018, toen de AVG afdwingbaar werd. Sindsdien is er een constante interesse, die in de laatste periode verder is toegenomen.
Bron: Google Trends
Bron: Statisca Consumer Insights
Hoewel veel mensen wereldwijd zich zorgen maken over hun privacy, neemt niet iedereen maatregelen om hun gegevens te beschermen. Wat opvalt, is dat mensen uit China en India het meest actief zijn in het beschermen van hun informatie online. Dit verschilt van ontwikkelde landen, waar mensen misschien andere redenen of motivaties hebben als het gaat om gegevensbescherming.
Digitale receptie: hoe beschermt de AVG uw bezoekers?
Als specialisten in audiovisuele oplossingen zijn we ons volledig bewust van de regelgeving rondom gegevensbescherming. Onze digitale receptie speelt een belangrijke rol bij het verzamelen van bezoekersinformatie, omdat iedereen zich moet registreren voor toegang tot faciliteiten of evenementen. We hebben het registratie- en incheckproces zo ontworpen dat het volledig voldoet aan de AVG-regels. Ook andere oplossingen zoals zelfbedieningskiosken of digitale recepties volgen de AVG.
We werken nauw samen met onze klanten om alleen de noodzakelijke informatie te verzamelen, zodat er geen onnodige gegevens worden gevraagd. Op basis daarvan passen we de registratievelden van de digitale receptie aan. Zodra een bezoeker zich registreert, worden hun gegevens veilig opgeslagen, in de cloud of op een server, afhankelijk van wat de klant wil. Alleen bevoegde medewerkers hebben toegang tot deze gegevens.
Bezoekers kunnen altijd zien hoe hun informatie wordt verzameld, opgeslagen en verwijderd. Ons bezoekersregistratiesysteem en de digitale receptie zorgen zo voor een betere gegevensbescherming voor zowel u als uw bezoekers.
De invloed van de AVG op uw incheckproces voor bezoekers
Iedere organisatie moet zich aan de AVG houden. Tegenwoordig is papieren registratie voor inchecken niet meer veilig, omdat het makkelijk toegang geeft tot bezoekers- en werknemersgegevens, wat de privacy in gevaar brengt. Daarom zijn digitale registratieformulieren, gebruikt in digitale recepties of andere bezoekersregistratie oplossingen, de norm geworden.
Wanneer u een bezoekersregistratiesysteem gebruikt in uw bedrijfsprocessen, verwerkt u gevoelige persoonsgegevens. Om de gegevens van uw bezoekers te beschermen en vertrouwen op te bouwen, is het daarom essentieel om te zorgen voor naleving van de AVG.
Belangrijke AVG-richtlijnen voor digitale receptie
- Vraag altijd duidelijk om toestemming voordat persoonlijk gegevens worden verzameld, verwerkt of opgeslagen
- Biedt duidelijke, eenvoudige informatie over hoe de verzamelde gegevens zullen worden gebruikt;
- Pas robuuste maatregelen toe om persoonlijke informatie te beveiligen tegen ongeautoriseerde toegang;
- Biedt de mogelijkheid aan individuen om hun persoonlijke gegevens in te zien, te wijzigen of te verwijderen wanneer hierom wordt gevraagd;
- Maak Data-portabiliteit mogelijk, zodat individuen hun persoonlijke gegevens kunnen overdragen aan andere diensten indien nodig;
- Volg de AVG-regels zorgvuldig om de bescherming van persoonsgegevens te waarborgen en de wettelijke verplichtingen na te komen. Dit beschermt niet alleen de rechten van individuen, maar bouwt ook vertrouwen op en zorgt voor naleving van de privacyregels.
Samenvatting
Lees ook onze andere blogs
Digital Frontdesk – Digitale receptie oplossingen
De eerste indruk telt. Of u nu klanten, sollicitanten of leveranciers ontvangt: een professionele en efficiënte ontvangst is essentieel. Met Digital Frontdesk, een innovatieve dienstverlening van 2Orange, tilt u de
Bezoekersregistratie met Nedap voor zorginstellingen
2Orange heeft voor Woonzorg Flevoland een digitale receptie ontwikkeld die bezoekersregistratie automatiseert en integreert met het Nedap ONS-systeem. Deze oplossing biedt functies zoals wayfinding, meertalige ondersteuning en specifieke workflows voor
De toekomst van smart office oplossingen voor hybride werken
Hybride werken is niet langer een trend; het is een vast onderdeel van het dagelijkse leven geworden. Voor veel bedrijven is het de nieuwe norm en werknemers zoeken nu actief