Verbeter de bezoekerservaring
in slimme kantoren met een modern

bezoekersregistratie formulier

Ondersteun de productiviteit, veiligheid en flexibiliteit van uw bedrijf. Implementeer bezoekersregistratieformulieren samen met een digitaal bezoekerssysteem.

Verbeter de bezoekerservaring in slimme kantoren met een modern

bezoekersregistratie formulier

Ondersteun de productiviteit, veiligheid en flexibiliteit van uw bedrijf. Implementeer bezoekersregistratieformulieren samen met een digitaal bezoekerssysteem.

2orange | Digitale receptie | Bezoekersregistratie formulier

Een bezoekersregistratie formulier is een document, fysiek of digitaal, dat wordt gebruikt door bedrijven, organisaties en evenementenmanagers, wanneer zij een gebouw of evenement betreden. Dit formulier helpt organisaties bij het bijhouden van wie komt en gaat, wat bijdraagt aan veiligheid, beveiliging en nauwkeurige administratie. Hoewel dit vroeger op papier werd bijgehouden of in een boek werd genoteerd, is deze methode niet langer haalbaar vanwege de AVG-regelgeving van de EU. Tegenwoordig maken de meeste organisaties gebruik van digitale bezoekersregistratie formulieren, die voldoen aan de eisen van de wetgeving voor gegevensbescherming. Een digitaal registratieformulier is altijd flexibeler en makkelijker aan te passen, zonder dat er opnieuw geprint hoeft te worden. In plaats daarvan kunt u wijzigingen aanbrengen in de digitale template op elk moment, en deze worden onmiddellijk bijgewerkt op alle aangesloten schermen.

Het digitale bezoekersregistratie formulier geeft u de mogelijkheid om:

Wat is een bezoekersregistratie formulier?

Wanneer u digitale bezoekersregistratie formulieren implementeert bij uw bedrijf of organisatie, automatiseert en beveiligt u de workflows voor gegevensverzameling en -verwerking. Wij helpen u effectief te voldoen aan de strikte privacyregels van de AVG. Met digitale formulieren op een digitale receptie of bezoekersbeheersysteem beschermt u niet alleen de gegevens, maar versterkt u ook het vertrouwen van bezoekers en andere betrokkenen. We willen enkele belangrijke manieren benadrukken waarop digitale bezoekersregistratie formulieren u helpen voldoen aan de AVG:

Bezoekersregistratie formulier en AVG

Verbeterde gegevensbeveiliging en privacy

Het gebruik van een digitaal formulier is altijd veiliger. Bezoekersgegevens worden gedurende een bepaalde periode opgeslagen en daarna verwijderd in overeenstemming met de AVG. Daarnaast heeft alleen geautoriseerd personeel toegang.

Toestemmingsbeheer

Het verkrijgen en registreren van de toestemming van bezoekers voor gegevensverzameling is eenvoudiger met duidelijke uitleg over hoe hun gegevens worden gebruikt. Bezoekers kunnen specifieke opties voor gegevensgebruik selecteren.

Gegevensminimalisatie

Digitale registratieformulieren maken het makkelijker om alleen de noodzakelijke informatie van bezoekers te verzamelen, volgens de AVG-richtlijnen. Verschillende formulieren worden gebruikt om relevante gegevens te verzamelen.

Transparantie en toegangsbeheer

Digitale formulieren geven duidelijk uitleg over de doeleinden van gegevensverzameling hoe lang deze bewaard worden. Sommige formulieren hebben gedetailleerde toegangscontrole om gegevens van bezoekers te beschermen.

Audit gereedheid

Digitale dossiers maken het eenvoudiger om aan te tonen dat u voldoet aan de AVG in geval van een audit. Ze bieden snel toegang tot de benodigde documentatie en bewijsstukken wanneer dat nodig is.

Aangepaste naleving

Er is altijd de mogelijkheid om het digitale bezoekersregistratie formulier eenvoudig aan te passen om te voldoen aan specifieke AVG- en wettelijke vereisten. Of de templates kunnen worden aangepast voor specifieke evenementen.

Laat uw medewerkers een professionelere ervaring bieden bij het ontvangen van gasten door hen te ontzien van het invullen van formulieren. U verbetert de bezoekerservaring wanneer u digitale bezoekersregistratie formulieren gebruikt in slimme kantooroplossingen. Er zijn verschillende bezoekersontvangst oplossingen beschikbaar, en de keuze hangt af van uw werkomgeving en bedrijfsprocessen.

Slimme kantoren, slimmere toegang: digitale bezoekersregistratie formulieren

Bezoekersbeheer systeem

Een bezoekersregistratie verzamelt alle bezoekersinformatie, wat zorgt voor nauwkeurige registratie en veilige toegangscontrole. Het systeem helpt niet alleen met het bijhouden van bezoekers, maar ook met het beheren van hun bezoek. Een bezoekersbeheer systeem is hardware met geavanceerde softwarefuncties.

Digitale receptie

Een digitaal receptiesysteem automatiseert het incheckproces van bezoekers, zodat gasten zich bij aankomst naadloos kunnen registreren. Digitale receptie is bedoeld om de receptie in verschillende sectoren te moderniseren. Deze softwarematige oplossing fungeert als een digitaal alternatief voor de traditionele receptie.

Aanmeldzuilen

Aanmeldzuilen zijn apparaten waarmee gasten of bezoekers het incheckproces zelfstandig kunnen voltooien. Ze kunnen deel uitmaken van een digitale receptie of bezoekersbeheersysteem. Aanmeldzuilen richten zich voornamelijk op onafhankelijk inchecken en servicetoegang zonder in de rij te hoeven staan.

Ondersteuning voor uw receptionist

Digitale bezoekersregistratie systemen

Gestroomlijnd incheckproces: deze formulieren stellen bezoekers in staat om snel en nauwkeurig hun informatie in te voeren via tablets of kiosken.

Nauwkeurige registratie: alle bezoekersgegevens worden automatisch opgeslagen in een gecentraliseerde database.

Verbeterde beveiliging: digitale bezoekersregistratie formulieren kunnen functies bevatten zoals ID-scanning en het maken van foto’s, waardoor de beveiligingsmaatregelen worden versterkt.

Real-time meldingen: wanneer een bezoeker zich digitaal registreert, kan het systeem de relevante gastheer of medewerker onmiddellijk op de hoogte stellen.

Rapportage en analyse: digitale registratiesystemen bieden vaak tools voor het genereren van rapporten en het analyseren van bezoekersgegevens.

Rol van de receptionist

Bezoekers begroeten en assisteren: receptionisten blijven het vriendelijke gezicht van uw organisatie, zij verwelkomen gasten en helpt hen met vragen of speciale wensen.

Toezicht houden op en beheren van toegang: receptionisten houden toezicht op het digitale registratieproces, waarbij zij ervoor zorgen dat alle bezoekers het registratieproces goed doorlopen.

Technische assistenten: ze kunnen ingrijpen als er problemen ontstaan, zoals het oplossen van technische problemen of het assisteren van bezoekers die minder technisch onderlegd zijn.

Administratieve taken afhandelen: receptionisten kunnen meer tijd besteden aan andere administratieve verantwoordelijkheden, zoals het beantwoorden van telefoongesprekken, het organiseren van documenten en het ondersteunen van kantooractiviteiten.

Met een digitaal bezoekersregistratie formulier verbetert u de veiligheid en productiviteit en tegelijkertijd verbetert u de bezoekerservaring. Door gebruik te maken van digitale systemen verloopt het incheckproces sneller, worden gegevens veilig opgeslagen en voldoet u daarnaast aan de AVG-regels. Heeft u vragen over welke oplossing het beste past bij uw bedrijf? Het team van 2Orange helpt u graag verder met advies bij het invoeren van een digitaal bezoekersregistratiesysteem.

Ervaar veiligere, efficiëntere en snellere bezoekersregistratie met 2Orange

Vrijblijvend advies

Onze toegewijde specialisten helpen u graag met het maken van de juiste beslissingen. Of u vragen heeft over producten, diensten of specifieke situaties, wij zijn er om u te begeleiden en te adviseren. Neem gerust contact met ons op voor vrijblijvend advies, we kijken ernaar uit om u van dienst te zijn.

Verbeter de bezoekerservaring
in slimme kantoren met een modern

bezoekersregistratie formulier

Verbeter de bezoekerservaring in slimme kantoren met een modern

bezoekersregistratie formulier

Wat is een bezoekersregistratie formulier?

Bezoekersregistratie formulier en AVG