Deskundig advies over
hoe u de beste bezoekersregistratie kunt kiezen
- Olena Romanenko
We bezoeken allemaal wel eens gebouwen, organisaties en kantoren, en nemen deel aan verschillende evenementen. Maar heeft u er ooit bij stilgestaan hoeveel mensen betrokken zijn bij het ervoor zorgen dat alles soepel verloopt? Als u verantwoordelijk bent voor een kantoor of het organiseren van evenementen, weet u hoe lastig het kan zijn als degene die de receptie beheert plotseling niet beschikbaar is. Andere medewerkers moeten dan misschien inspringen en hun eigen werk laten liggen om bezoekers te registreren. Een digitale bezoekersregistratie kan in zo’n situatie veel problemen voorkomen. Deze werkt 24/7, zonder pauzes of ziekteverlof, wat een groot voordeel is voor uw organisatie. Hierdoor kunnen uw medewerkers zich richten op belangrijkere taken, terwijl er een gastvrije sfeer voor alle bezoekers wordt gecreëerd.
De oplossing lijkt misschien eenvoudig—neem een bezoekersregistratie en zeg vaarwel tegen de zorgen. Maar is het echt zo eenvoudig om de juiste te vinden met een snelle zoekopdracht op Google? We hebben van klanten verschillende vragen gehoord tijdens hun zoektocht naar de beste bezoekersregistratie. Daarom bespreken we dit onderwerp, om u te helpen de juiste oplossing te vinden. Laten we eens dieper ingaan op enkele belangrijke punten.
Inhoud
Wat is bezoekersregistratie?
Een bezoekersregistratie is simpel gezegd een software-oplossing die bijhoudt wie uw gebouw binnenkomt en helpt bij het efficiënt ontvangen van bezoekers, met de nadruk op veiligheid en efficiëntie. Echter, met zoveel beschikbare opties kan het lastig zijn om te bepalen welk systeem het beste aan uw specifieke behoeften voldoet.
Als u zoekt op termen, zoals “digitale receptie”, “bezoekersregistratie”,”aanmeldzuil”, of “aanwezigheidsregistratie”, krijgt u veel resultaten, waardoor het een uitdaging kan zijn om daaruit de juiste keuze te maken. Laten we eens kijken naar het aantal resultaten dat u op Google in Nederland kunt vinden wanneer u in het Nederlands zoekt.
| Zoek term | Aantal zoekopdrachten |
|---|---|
|
Bezoekersregistratie |
18.300 |
|
Digitale receptie |
226.000 |
|
Aanwezigheidsregistratie |
15.300 |
|
Aanmeldzuil |
10.700 |
Bron: Auteur o.b.v. SERP
Bezoekersregistratie
Dit is een combinatie van software en hardware die is ontworpen om het registreren, volgen en documenteren van bezoekers die een gebouw binnenkomen te beheren. Het bezoekersregistratiesysteem is een onderdeel van de digitale receptie.
Onze digitale bezoekersregistratie biedt flexibiliteit en kan worden aangepast aan uw bedrijfsomgeving. Dit betekent dat we functies kunnen toevoegen of verwijderen op basis van uw specifieke behoeften. Als u meer geavanceerde functies nodig heeft dan wat een standaard bezoekersregistratie biedt, kan het beter zijn om de digitale receptie-oplossing te overwegen.
Digitale receptie
Digitale receptie is een software-oplossing vergelijkbaar met de bezoekersregistratie, maar uitgebreider. Het beheert en volgt de toegang en uitgang van bezoekers, verhoogt de beveiliging en automatiseert de ontvangst van bezoekers. Via het software systeem kunt u eenvoudig afspraken inplannen en bezoekers uitnodigen. Bezoekers kunnen zich bij aankomst aanmelden met een QR-code, waarna hun gastheer of -vrouw op de hoogte wordt gesteld van hun komst. Ook pakketbezorgers kunnen zich via het systeem aanmelden en de ontvanger informeren dat hun pakket is afgeleverd. Neem gerust contact met ons op voor een consult of om vragen te stellen over de beste oplossing en optie voor uw bedrijf.
Aanwezigheidsregistratie
Aanmeldzuil
Een aanmeldzuil is een fysiek apparaat waarmee gebruikers hun aanwezigheid kunnen registreren. Het is een digitale zelfbedienings terminal of station waarmee bezoekers kunnen inchecken. Daarentegen beheert het bredere systeem de gegevensopslag, rapportage en andere administratieve functies.
U zult misschien enkele verschillen in definities opmerken, maar een groot aantal mensen heeft dezelfde zoekintentie terwijl ze verschillende woorden gebruiken om de juiste oplossing te vinden. Dit leidt tot een breed scala aan resultaten in SERP’s (zoekmachine resultatenpagina’s), die u moet doorzoeken nog voordat u offertes aanvraagt voor uw uiteindelijke keuzes.
Groeiende populariteit
We hebben de term ‘visitor management system’ geanalyseerd om de wereldwijde zoektrend te volgen. Deze gegevens laten relatieve zoekvolumes zien, waarbij 100 de hoogste populariteit aangeeft, 50 betekent dat de term half zo populair is en een score van 0 aangeeft dat er onvoldoende gegevens zijn.
Ten tweede hebben we ons gericht op de wereldwijde markt voor ‘visitor management system’, omdat Google Trends voldoende gegevens biedt om een vloeiende populariteitsgrafiek te tonen. Om dit te vergelijken met de Europese markt, hebben we de Duitse term ‘Besuchermanagement’ onderzocht, die ook genoeg data in Trends heeft om de populariteit te beoordelen.
Zoekinteresse door de tijd voor 'Visitor management system'
Bron: Google Trends
Zoekinteresse door de tijd voor 'Besuchermanagement'
Bron: Google Trends
Belangrijke functies voor het kiezen van de beste bezoekersregistratie
Voordat u begint met uw zoektocht naar een bezoekersregistratiesysteem, heeft u waarschijnlijk al een idee van welke functies uw bezoekersregistratie moet bevatten. Misschien heeft u een lijst met vereisten opgesteld of hebt u op zijn minst een algemeen beeld van uw workflow. Om u te helpen de juiste keuze te maken, bespreken we hier enkele van de belangrijkste functies die u in overweging moet nemen. Wanneer u een bezoekersregistratie systeem beoordeelt, zorg er dan voor dat het deze functies ondersteunt of dat het kan worden aangepast om aan uw behoeften te voldoen.
1. Outlook-integratie
2. Active Directory-integratie
3. Gegevensbeheer en rapportage
4. Huisstijl en branding
5. Gebruiksvriendelijke interface
Een bezoekersregistratiesysteem moet een eenvoudige, gebruiksvriendelijke interface hebben die door iedereen te gebruiken is, ongeacht leeftijd of technische vaardigheden. Ondersteuning van meerdere talen is belangrijk omdat het uw bezoekers in staat stelt om zich in hun voorkeurstaal te registreren en te navigeren. Door te kiezen voor een eenvoudig en intuïtief ontwerp zorgt u ervoor dat uw medewerkers het systeem snel snappen en kunnen gebruiken.
Veiligheid en gegevensbescherming
Omdat een bezoekersregistratie systeem zowel bedrijfs- als persoonlijke gegevens verwerkt, moet u extra aandacht besteden aan de beveiliging en het naleven van de de GDPR-privacyregels. Zorg ervoor dat u de volgende punten duidelijk bespreekt met uw AV-oplossing vertegenwoordiger:
- Gegevensminimalisatie: Zorg ervoor dat uw bezoekersregistratie alleen de noodzakelijke informatie van bezoekers verzamelt. Dit vermindert het risico op het opslaan van onnodige persoonlijke gegevens die mogelijk kwetsbaar zijn. Bovendien voorkomt u hiermee het gebruik van papieren logboeken en bezoekersregistratie formulieren die onbevoegde toegang tot persoonlijke gegevens van bezoekers mogelijk maken.
- Geautomatiseerde gegevensverwijdering: Controleer of de provider van de bezoekersregistratie of digitale receptie automatisch bezoekersgegevens kan verwijderen na een bepaalde periode. Deze functie is waardevol om ervoor te zorgen dat persoonlijke informatie niet langer dan nodig wordt bewaard.
- Naleving van de privacyregels: Het is cruciaal dat uw bezoekersregistratie voldoet aan de GDPR en andere relevante privacywetgevingen, zoals vereist door de EU-wetgeving. Zorg ervoor dat u toestemming verkrijgt voor gegevensverzameling en informeer bezoekers over hoe hun gegevens worden verzameld en gebruikt.
- ID-verificatie voor toegangscontrole: Uw bezoekersregistratie moet in staat zijn om de identiteit van bezoekers te verifiëren met behulp van hun ID. Dit verhoogt de nauwkeurigheid en verkleint het risico op menselijke fouten, wat belangrijk is voor de algehele beveiliging.
- Bezoekersbadges: Overweeg de optie om bezoekersbadges af te drukken tijdens het inchecken. Dit helpt anderen op uw evenement of kantoor om bezoekers gemakkelijk te identificeren.
Aanvullende vereisten
Een betrouwbare aanbieder van bezoekersregistratie of digitale receptie systemen zou een gratis demo moeten aanbieden, zodat u de functies kunt testen en kunt beoordelen of het systeem aan uw bedrijfsbehoeften voldoet voordat u het aanschaft. Een andere belangrijke overweging is het kiezen van een oplossing die regelmatige updates biedt met nieuwe functies en verbeteringen. Dit helpt u om de beveiliging te verbeteren en op de lange termijn effectief te blijven.
Samenvattend
Lees ook onze andere blogs
Hoe de digitale receptie een uitkomst is i.c.m. de AVG
In dit artikel delen we de impact van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) op de digitale receptie, met de aandacht op het incheckproces en de gegevensbeveiliging. Bedrijven staan onder steeds
ClickShare draadloze presentatie met nieuwe functies
We zijn verheugd om de nieuwste updates van de ClickShare-conferencingfuncties aan te kondigen. U heeft nu toegang tot betere tools voor teamwork, zoals een dual-display-opstelling, verbeterde videokwaliteit en een verbeterde
Veiligheidsvoordelen van een bedrijfsverzamelgebouw met een digitale receptie
Een nieuwe technologie die steeds populairder wordt en wij steeds vaker leveren, is de digitale receptie. Deze systemen zorgen niet alleen voor gemak en efficiëntie, maar ook voor betere veiligheid.
