Zoeken

Room finder

in Outlook for werkplek
en ruimte reserveren

Room Finder biedt een oplossing voor bedrijven die streven naar een efficiënte, moderne manier van werken. Vind en reserveer eenvoudig een werkruimte vanaf elke locatie. Uw medewerkers kunnen samenwerken, ongeacht of ze fysiek in dezelfde ruimte zijn of digitaal.
Ruimte zoeken met Room Finder in Outlook

Room finder

In outlook voor werkplek en ruimte reserveren

Room Finder biedt een oplossing voor bedrijven die streven naar een efficiënte, moderne manier van werken. Vind en reserveer eenvoudig een werkruimte vanaf elke locatie. Uw medewerkers kunnen samenwerken, ongeacht of ze fysiek in dezelfde ruimte zijn of digitaal.

Beheer uw ruimtes en werkplekken met Room Finder in Outlook

Tegenwoordig ontwikkelt de moderne werkplek zich in hoog tempo en worden hybride werkmodellen steeds populairder. In deze situatie hangt het vinden van de juiste ruimte af van beschikbaarheid en functionaliteit. Stel dat u een vergadering heeft met internationale collega’s waarbij een goede video-opstelling essentieel is, of een brainstormsessie die een creatieve en inspirerende omgeving vereist. Hier biedt de Room Finder (in het Nederlands bekend als “Ruimte Zoeken”) in Microsoft Outlook extra flexibiliteit. U kunt snel een beschikbare ruimte vinden en deze van tevoren of ter plaatse reserveren. Bovendien versnelt en personaliseert u uw zoekopdracht door vergaderruimtes te filteren op basis van de benodigde faciliteiten, zoals videoconferentieapparatuur of een whiteboard.

Als uw bedrijf hybride werkplekken heeft en medewerkers hun werkplek moeten reserveren, helpt Room Finder in Outlook bij het zoeken en reserveren van een werkplek.

Wat is Room Finder in Outlook?

De Room Finder in Outlook is een functie die gebruikers helpt efficiënt beschikbare vergaderruimtes en werkplekken te vinden en te reserveren. Het is beschikbaar in verschillende versies van Outlook. Dit betekent dat u een beschikbare ruimte of werkplek kunt vinden in Outlook voor Windows, Mac of zelfs Outlook op het web (OWA). Zo kan uw team elk gewenst apparaat gebruiken. Omdat Room Finder is ingebouwd in Outlook, stelt het uw medewerkers in staat om vergaderruimtes en werkplekken te vinden en te reserveren binnen Microsoft’s e-mail- en agenda-applicatie.

Functionaliteit

Het stelt gebruikers in staat om de beschikbaarheid van ruimtes te bekijken op basis van gespecificeerde datums en tijden.
Gebruikers kunnen de verschillende ruimtes filteren op basis van functies; bijvoorbeeld capaciteit, apparatuur en toegankelijkheid.
De tool integreert met de Exchange-server waardoor het mogelijk is om de beschikbaarheid van ruimtes in real-time weer te geven.

Smart office met oplossingen voor ruimte- en werkplekreservering

Een smart office dat is uitgerust met oplossingen voor ruimte- en werkplekreservering verbetert de efficiëntie en flexibiliteit op de werkplek. Het gebruik van slim reserveren van uw ruimte met Outlook en de Room Finder-functie voegt nog meer waarde toe. Deze oplossingen bevorderen een naadloze, dynamische omgeving waarin zowel thuiswerkers als kantoorwerkers efficiënt kunnen samenwerken. Bedrijven profiteren op hun beurt van geoptimaliseerd ruimtebeheer, lagere overheadkosten en een verbeterde werknemerservaring, waarmee de verschuiving naar flexibele en hybride werkmodellen wordt ondersteund.
Room Finder Outlook with GoBright

Vergaderruimtes reserveren

Room Finder in Outlook stroomlijnt het proces van het reserveren van vergaderruimtes. Bij het maken van een nieuwe vergadering hebben gebruikers toegang tot Room Finder om beschikbare ruimtes te bekijken op basis van specifieke criteria zoals capaciteit, locatie en voorzieningen. De tool toont de beschikbaarheid in real-time, zodat gebruikers snel geschikte ruimtes kunnen selecteren en reserveren. Deze integratie verhoogt de productiviteit door de vaak complexe taak van het coördineren van vergaderlocaties te vereenvoudigen.
vind en reserveer beschikbare werkplekken Outlook en GoBright

Werkplek reserveren

We breiden de functionaliteit van Room Finder in Outlook uit om ook werkplekreservering mogelijk te maken, afhankelijk van hoe uw bedrijf de middelen configureert. Het stelt gebruikers in staat om direct via de Room Finder-interface beschikbare werkplekken te zoeken en te reserveren bij het maken van een nieuwe vergadering. Deze functie maakt een efficiënt beheer van flexibele werkplekken en hot-desking regelingen binnen een kantoor mogelijk.

Waar bevindt Room Finder zich in Outlook?

U kunt hybride vergaderingen, 1-op-1-sessies of andere bijeenkomsten hebben, die elk een unieke aanpak en passende ruimte vereisen. Het bedrijfsleven verandert en ontwikkelt zich voortdurend, en technologie speelt een onschatbare rol hierin.. Microsoft heeft hierop gereageerd door haar producten en diensten compatibel te maken met verschillende hardware en software. Daarom is de Room Finder-functionaliteit beschikbaar in verschillende Outlook-omgevingen.

De locatie van Room Finder varieert in verschillende Outlook-platformen. Hoewel de indeling iets kan verschillen, is het verschil minimaal. Dit zorgt ervoor dat uw medewerkers geen moeite hebben om vergaderingen vanaf een ander apparaat te plannen.

Outlook op Windows

Vergadering maken:
Open uw Outlook-agenda en klik op nieuwe vergadering of nieuwe Teams-vergadering.

Room finder vinden: 
Zoek in het venster voor de vergadering naar de Room Finder-knop op het lint bovenaan.

Room finder gebruiken:
Klik op de Room Finder-knop om het paneel te openen waar u beschikbare ruimtes kunt bekijken en selecteren op basis van uw criteria.

Outlook op Mac

Vergadering maken:
Open uw Outlook-agenda en klik op nieuw evenement.

Room finder vinden: 
Ga naar locatie toevoegen om een dropdown menu te zien en selecteer meer ruimtes doorzoeken.

Room finder gebruiken:
Room finder wordt geopenend waar u beschikbare ruimtes kunt bekijken en selecteren op basis van uw criteria. 

Outlook op Web

Vergadering maken:
Open uw Outlook-agenda en klik op nieuw evenement.

Room finder vinden: 
Ga naar locatie toevoegen om een dropdown menu te zien en selecteer meer ruimtes doorzoeken.

Room finder gebruiken:
Room finder wordt geopenend waar u beschikbare ruimtes kunt bekijken en selecteren op basis van uw criteria. 

Ondanks de verschillende manieren waarop Room Finder wordt gebruikt om een vergaderruimte of werkplek te reserveren, moet u er rekening mee houden dat deze niet beschikbaar is wanneer u een afspraak of nieuw evenement zonder deelnemers maakt. Als u Room Finder niet ziet in Outlook, moet u contact opnemen met de beheerder van uw organisatie om deze in te schakelen op de Exchange-server.

Maar als u al het werk rond de installatie en integratie van smart office oplossingen voor ruimte- en werkplekreservering aan ons team overlaat, zorgen wij er van tevoren voor dat alle belangrijke functionaliteit werkt en up-to-date is. Bij samenwerking met ons zult u geen ontbrekende functies in uw werkproces ervaren.

Voordelen

Tijdbeheer is een cruciale factor

Teams verliezen vaak tijd bij het zoeken naar een beschikbare ruimte of moeten constant hun schema aanpassen vanwege de beperkingen van beschikbare vergaderruimtes. Room Finder optimaliseert door een real-time overzicht te bieden van wat er beschikbaar is op het gekozen moment. Zo kunnen uw team en medewerkers zich richten op wat echt belangrijk is: de voorbereiding van hun vergadering.

Mogelijkheden voor beheerders

Dankzij de Room Finder-functionaliteit kunnen beheerders de effectiviteit van Outlook voor ruimte- en werkplekreservering maximaliseren. Het is eenvoudig om de instellingen te controleren en te configureren. Hierdoor hebben uw medewerkers toegang tot nauwkeurige informatie over de ruimtes, inclusief speciale functies zoals technische en ruimtelijke opstellingen.

Efficiente en moderne werkruimtes

Uw medewerkers werken samen en gebruiken smart office oplossingen, ongeacht of ze fysiek in dezelfde ruimte zijn of digitaal verbonden zijn. Room Finder in Outlook maakt een verschil door de logistiek van vergaderingen te vereenvoudigen en zo bij te dragen aan productiviteit en efficiëntie.

Vergaderingen plannen binnen een reeks terugkerende afspraken​

Voor teams die regelmatig op vaste tijden vergaderen, is het belangrijk dat er consequent een geschikte ruimte beschikbaar is. Room Finder houdt automatisch rekening met terugkerende patronen. Dit betekent dat de gekozen ruimte altijd beschikbaar is, wat continuïteit en gemak biedt bij het plannen van vergaderingen.

Ruimte- en werkplek aanmaken in Outlook op maat

De waarde van Room Finder in Outlook gaat veel verder dan alleen het reserveren van een vergaderruimte of werkplek. Als u uw vergaderplanning in Outlook een naadloos proces wilt maken dat aansluit bij uw workflow, neem dan vandaag nog contact met ons op voor deskundig advies.

Outlook-mogelijkheden voor Smart Office

Outlook is volledig geïntegreerd met verschillende smart office oplossingen, zodat u productiever kunt werken.

 

Deskbooking

werkplek reserveren display

Maakt het eenvoudig voor medewerkers om een werkplek te reserveren

Roombooking

ruimte beheer scherm

Beheer uw ruimtes eenvoudig met een roombooking systeem

Digitale receptie

Digitale receptie stellage

Een gastvrij, digitaal welkom voor uw bezoekers op elk moment

Bezoekersregistratie

Digitale bezoekersregestratie kleine GoBright

Bezoekers melden zich bij binnenkomst gemakkelijk aan

Contact page banner

Vrijblijvend advies

Onze toegewijde specialisten helpen u graag met het maken van de juiste beslissingen. Of u vragen heeft over producten, diensten of specifieke situaties, wij zijn er om u te begeleiden en te adviseren. Neem gerust contact met ons op voor vrijblijvend advies, we kijken ernaar uit om u van dienst te zijn.

Ontvang advies van onze expert

Vul onderstaand formulier in en wij nemen zo spoedig mogelijk contact met u op.