Hoe kan ik een vergaderruimte reserveren met een roomsysteem?
Er zijn meerdere opties om een vergaderruimte te reserveren die aan verschillende voorkeuren en behoeften voldoen. Allereerst is het belangrijk dat u een vergaderruimte reserveringssysteem heeft dat gesynchroniseerd en naadloos geïntegreerd is in uw zakelijke omgeving. U kunt een vergaderruimte direct reserveren vanuit uw agenda-app, zoals Microsoft Outlook, Microsoft Teams of Google Workspace, vanaf zowel een desktop als een mobiel apparaat. Voor degenen die spontane reserveringen prefereren, kunnen ruimtes ook ter plaatse worden gereserveerd via een digitaal display dat buiten elke vergaderruimte is gemonteerd. Daarnaast, als uw kantoor een digitaal wayfinding-display heeft geïnstalleerd, is het ook mogelijk om vanaf daar reserveringen te maken.
Stappen om een vergaderruimte te reserveren
Houd er rekening mee dat de instellingen van uw vergaderruimte reserveringssysteem kunnen variëren, afhankelijk van de workflow die is vastgesteld tijdens het ontwerp- en installatieproces op uw kantoor. Wij bieden trainingen en consultaties aan voor alle medewerkers of specifiek voor degenen die verantwoordelijk zijn voor het beheer van ruimtereserveringen in uw bedrijf.
1. Toegang tot het vergaderruimte reserveringssysteem
Zoals hierboven vermeld, kunt u het systeem vanaf verschillende apparaten benaderen. Open de vergaderruimte reserveringssysteem, applicatie of portal op uw apparaat. Dit kan een webapplicatie, mobiele app of geïntegreerd systeem zijn binnen platforms zoals Microsoft Outlook en Teams of Google Workspace.
2. Beschikbaarheid controleren
Gebruik de interactieve kaart of kalenderweergave om beschikbare vergaderruimtes te zien. Het systeem toont de beschikbaarheid in realtime om dubbele boekingen te voorkomen.
3. Kies uw ruimte
Kies een vergaderruimte op basis van uw behoeften, zoals capaciteit, beschikbare audiovisuele apparatuur en locatie. U kunt ook filteren op type ruimte (bijvoorbeeld boardroom, huddle room).
4. Kies datum en tijd
Specificeer de datum en tijd voor uw vergadering. Als u een terugkerende vergadering heeft, kunt u in het systeem ook terugkerende reserveringen instellen indien nodig.
5. Voeg extra diensten toe (indien van toepassing)
U kunt tijdens het reserveringsproces ook extra diensten aanvragen, zoals catering of technische ondersteuning.
6. Bevestig uw reservering
Controleer alle details van uw reservering, zoals datum, tijd, ruimte en eventuele extra diensten, en bevestig vervolgens uw reservering. U ontvangt mogelijk een bevestigingsmail of melding.
7. Inchecken
Het vergaderruimte reserveringssysteem kan u vragen om in te checken bij de vergaderruimte via een touchscreen of mobiele app om te bevestigen dat u de ruimte gebruikt. Indien nodig kunnen wij deze functionaliteit implementeren. Als u niet binnen een bepaalde tijd incheckt, kan de ruimte worden vrijgegeven voor anderen.
8. Uw reservering beheren
Als uw plannen wijzigen, kunt u doorgaans uw reservering wijzigen of annuleren via het vergaderruimte reserveringssysteem. Zoek naar opties om te verzetten of te annuleren binnen uw reserveringsgeschiedenis.
Wij raden vaak aan om een vergaderruimte reserveringssysteem te combineren met andere audiovisuele oplossingen, zoals werkplek reserveringssystemen, wayfinding, digitale receptie, smart office functies en narrowcasting, afhankelijk van uw zakelijke behoeften.
Gerelateerde vragen over vergaderruimtes reserveren
Bekijk onze FAQ-pagina over het onderwerp ruimtereservering >
Wat is een vergaderruimte reserveringsysteem?
Een vergaderruimte reserveringssysteem is een digitale oplossing die hardware en software combineert om vergaderruimte werkplekken te beheren. Het stroomlijnt vergaderruimte reserveringen, vermindert planning conflicten en optimaliseert het gebruik van ruimte…
Hoe voorkomt een reserveringssysteem voor vergaderruimtes dubbele boekingen?
Plan een vergadering met uw team of klant, reserveer een vergaderruimte en controleer de instellingen dubbel. Ondanks al uw voorbereiding kan het gebeuren dat u bij aanvang merkt dat de vergaderruimte door een ander team bezet is. Hoe vaak is dit u en uw collega’s overkomen? …
Kan ik een vergaderruimte reserveren in Outlook?
U kunt een vergaderruimte direct boeken in uw persoonlijke Outlook-agenda. Bovendien stelt het vergaderruimte reserveringssysteem u in staat om vergaderruimtes te zoeken en te filteren op specifieke criteria, zoals de grootte van de ruimte, beschikbare conferentie-apparatuur of ingebouwde…
Hoe kan ik controleren welke vergaderruimtes bezet of beschikbaar zijn?
Er zijn meerdere manieren om te controleren of een vergaderruimte bezet of beschikbaar is. Hoewel het proces kan variëren afhankelijk van het gebruikte vergaderruimte reserveringssysteem, blijft het principe hetzelfde …
Hoe kan ik een vergaderruimte reserveren in Microsoft Teams?
Elk van deze vergaderruimte reserveringssystemen biedt integratie met Microsoft Teams, zodat gebruikers vergaderruimtes rechtstreeks binnen de Teams-omgeving kunnen reserveren. Hier leest u hoe u vergaderruimtes in Microsoft Teams kunt reserveren voor …
Hoe werken ruimtesensoren in een vergaderruimte?
Sommige vergaderruimte reserveringssystemen hebben eigen sensoren om beweging in de ruimte te detecteren en aan te geven of deze bezet is of niet. Het kan soms voorkomen dat een vergaderruimte in het systeem als gereserveerd wordt weergegeven, terwijl …
